タスク管理のコツとは?視覚で感じる達成感

働き方

こんにちは!
とだまこです!

仕事をしていると
毎日同じ作業の繰り返しで
達成感を得られない。。。

そんな悩みはありませんか?

新しい仕事を教えた後輩は成長しているのに、
自分自身は毎日同じ仕事ばかり
成長しているのか不安、、、
その気持ち、すっごくわかります。

入社して3年も経てば中堅社員と呼ばれ、
後輩に指導する立場。
早い会社だと入社半年で後輩に教える立場になる、なんてこともありますよね。

私も入社して3年経たないうちに後輩ができ
仕事を教えなくてはいけない。
私自身の成長は二の次になってしまうかも、
不安に陥ったことがあります。

そんな時、
先輩方の仕事の進め方を知り、
効率的なタスク管理を実践することで、
日常業務でも達成感を得られるようになりました。

達成感を得ることで
ルーティンワークに意欲的に取り組め、
効率よく仕事を進められ、
自分自身の成長を感じられるようになりました。

この記事を読めば
・仕事が見える化できる
・タスク管理のコツがわかる
・日々の業務でも達成感を得られる

タスク管理のコツを知ることで
仕事の効率化や生産性の向上に役立ちます。

ルーティンワークの多い仕事でも
達成感を得て、自身の成長を感じることに繋がります。

この記事を読まなければ
・自身の成長に気付けないまま
・仕事の生産性があがらない
・達成感のない仕事に疲弊する日々、、

タスク管理は仕事をする上で
重要なスキルの1つです。

自分なりの方法でなんとなく
タスク管理をしている人も多いと思います。

あなたも、
タスク管理のコツを知り、実践することで
仕事の効率化や生産性アップに繋げることができます。

不安ではなく成長を感じるために
タスク管理のコツを見ていきましょう。

タスク管理の基本

タスク管理とは、
業務を細かく分け、
作業の進捗状況を管理すること
です。

業務効率化や生産性の向上につながるため、
うまくタスク管理ができることは
仕事をする上で重要なスキルの1つです。

職種によっては、
チームとしてプロジェクトのタスク管理が
必要なこともあるでしょう。
今回は主に個人のタスク管理についてお伝えします。

タスク管理の進め方とコツ

仕事をする上で大事なタスク管理ですが、
やり方を教わることは少ないでしょう。
また、自分なりの方法で
タスク管理をしている人も多いと思います。

上手にタスク管理ができれば
仕事の進捗状況が把握できるため、
次の業務に取り掛かりやすくなり、
それが仕事の効率化、生産性向上につながります。

タスク管理の進め方とコツをお伝えします。

タスク管理の進め方

リストアップ

まず、タスクをすべてリストアップします。
自分の業務内容を把握することが第一ステップです。

書き出す際は、
タスクの種類別に
かつ、作業内容を細分化して書きます。
補足情報も一緒に書き出すといいでしょう。

細分化することで作業内容が明確になり、
補足情報もあれば、作業に必要な時間も把握できるようになります。

例えば、このように書きます。

・15時までに急ぎの出庫手配
→契約書類の不備について先方に確認が必要、要電話連絡
→急ぎの出庫のため責任者決裁が必要、責任者は12時外出予定

・17時までに郵便局で郵送
→16時までに郵送書類の準備完了、責任者の押印必須書類だが12時外出なのでそれまでに書類準備

全体像をしっかりと把握することが大切です。

優先順位の決定

次に、細分化したタスクの優先度を考えます。
緊急性のあるものか、重要なものかを分類していきます。

やらなくて良いタスクが見つかるかもしれません。その時は、削除するか、
どうしても業務時間が余ったときにやること、
としてリスト外にメモしておきましょう。

優先度・重要度の高いタスクを把握し、
そこから取り組むことで
思うように仕事が進まなかった場合の
リカバリーがしやすくなります。

万が一、
やらなくてもいいタスクから始めた場合、
重要度の高い仕事をする時間がない、、、
という最悪の事態を招きかねません。

スケジュールへの組み込み

分類されたタスクをスケジュールに組み込んでいきます。

イレギュラーな仕事が入る可能性も踏まえて、
余裕をもってスケジュールを組みます

私の職場は始業9時から2時間程度
外線電話の対応業務が多い職場でした。

そのため、出社してからスケジュールを考えるのでなく
終業前に翌日以降のタスクをスケジュールに組み込んでいました。

タスク管理の方法

タスク管理の方法はいくつかあります。

・1枚の紙(コピー用紙など)に書く
・付せんにタスク別に書く
・ホワイトボードに共有して書く
・Excelやアプリで管理

仕事内容によっては、
1つのプロジェクトをチームで取り組むため
タスクをホワイトボードで共有して
管理をすることもあるでしょう。

また、移動が多い方は紙ではなく、
パソコンやスマホで見れるように
Excelやタスク管理アプリを使う
紙の紛失や情報漏洩の対策としても良いでしょう。

私の場合は、
オフィス内で行う事務作業が多かったため、
ホワイトボードやExcelは使わず、
紙でタスク管理をしていました。

デイリーでやること、マンスリーでやることと
期限ごとにA4の紙に分けて手書きし、
追加のタスクがあればすぐ書き足し
タスクが終わったら二重線で消していました。

アナログとデジタルの両方で試してみましたが
タスクを書いた付せんを失くしたり、
いちいちExcelを開く必要がないので、
アナログではありますが、1枚の紙で管理するのが圧倒的に楽でした。

タスク管理のメリット

仕事の全貌が見えないまま作業を進めても、
どこまで進んだのか進捗状況がわかりません。

タスク管理には行うメリットがあります。

それは、やらなくてはいけない仕事の
全体像が把握できることです。

全体像を把握することで
作業が順調に進んでいるのか
仕事の漏れがないかが確認できます。

仕事内容の見える化

タスクを細分化し書き出すことで、
仕事が見える化することができます。

これは単に、何をしなくてはならないのか
把握できるということだけではなく、
仕事量が把握できるということです。

実際に書き出してみると、
頭の中にあったタスクは
想像以上に多い
ことがわかると思います。

私も書き出す作業を行っているとき、
「あ、あれもやらなきゃ」
「もっとペースを上げて仕事しなくては、」
と気付くことが多々ありました。

個人での仕事だけでなく、
チームで1つのプロジェクトに取り組む場合
誰がどのタスクをどこまで進めているか
確認するためにも見える化が重要です。

自分の記憶だけに頼ったり、
ルーティンワークだから忘れないだろう、
という思い込みで仕事をしていると
思わぬところで仕事の漏れが起きてしまうものです。

タスクをしっかり見える化して、
管理するようにしましょう。

優先順位が明確

見える化したタスクは
優先度や重要度が明確になり
整理することができます。

優先度の高いタスクから取り組むことで、
他のタスクに時間を奪われることなく、
合理的に仕事を進められるようになります。

仮に、優先順位を考えずに
本来は急ぎでやらなくても良い仕事から手を付けてしまった場合、、、

終業時刻間近になって初めて気付き、
重要な仕事があったのに今からでは時間がない!残業するしかない、、、
という事態になりかねません。

また、優先度の高いものから取り組むことで、
その日のタスクを全て終えられなくても
このタスクは翌日に回せば大丈夫」と
判断することもできるでしょう。

定時退社を常に目標にしていた私は
優先順位の低いタスクはどれかを判断し、
やらないタスクをリストから削除することで
生産性アップ・定時退社に繋がりました。

達成感

一日の終わりには、
タスクがたくさんリストアップされた紙
見返してみてください。

終わったタスクだとわかるように
チェックマークを付けたり
二重線を引いたリストを見れば、
その日一日の仕事量が実感できるはずです。

追加で発生したタスクもあるかもしれません。

タスク管理せずに
ただただ仕事をこなしていては
あなたがどれだけの仕事量をしてきたのか
漠然としたままです。

タスク管理をし、
目に見えるような形で
どれだけのタスクをこなしたかが分かれば
それが達成感に繋がります。

視覚から達成感を得ることができれば
毎日同じ仕事の繰り返し」の日々から
「今日もこんなに仕事した」という
成長を実感することができるでしょう。

まとめ

新しい仕事を覚えることだけが
成長するということではありません。

日々のルーティンワークを確実に、
そして合理的に進めていくこと

成長することの1つです。

タスク管理をしっかり行うことで
達成感を得て仕事に自信を持つことができます。

タスク管理の基本
・まずリストアップ、優先順位の決定、スケジュールへの組み込み。
・タスクはできるだけ細分化し優先度の把握。余裕を持ったスケジュール組みが大切。
・タスク管理は紙に手書き、追加、削除が楽

タスク管理のメリット
・仕事内容の見える化で仕事量の把握
・優先順位が明確になり生産性アップ
・完了したタスクの一覧が達成感に繋がる

タスク管理は難しいことではありません。
コツを理解してタスク管理ができれば
ビジネススキルとして大きな強みになります。

業務効率化、生産性向上のために
タスク管理を実践していきましょう。

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